С сентября в России действуют новые правила хранения архивных документов, заменившие собой порядок, который действовал 8 лет. Теперь документы можно отдавать на аутсорс, а ещё — чётче прописали работу с электронными документами. В статье рассказываем о ключевых переменах.
А если нет времени читать весь текст, переходите в пункт «Статья за 30 секунд», пересказали там основные мысли.
Кого касаются перемены в правилах
17 сентября 2023 года вступили в силу изменения, которые утвердил приказ Росархива от 31 июля 2023 года № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в госорганах, органах местного самоуправления и организациях». Новые правила заменили собой прошлые, действовавшие с 2015 года, а приказ Министерства культуры от 31 марта 2015 № 526, утратил силу.
Правила меняют порядок того, как теперь нужно работать с документами и хранить их в архиве. Они касаются всех организаций — и государственных структур, и бизнеса.
Документы, которые сдаются в архив, делятся на три большие группы:
Временного срока хранения — до 10 лет. В эту категорию попадают кассовые документы, акты о принятых работах, приказы, первичные документы и т.п. Документы этой категории можно хранить в архиве, либо в структурном подразделении компании.
Временного срока хранения — свыше 10 лет. Это личные дела, технические документы и т.п. Эти документы обязательно хранить в архиве.
Постоянного срока хранения. Сюда относятся уставные документы, номенклатуры дел, годовые отчёты и т.п. Эти документы также обязательно хранить в архиве.
Что поменялось в хранении документов
Новые правила уточнили часть разделов, а также дополнили их. Например, работа с электронными документами теперь вынесена в отдельную главу правил. Рассмотрим основные изменения:
Работодателям разрешили по договору передавать архивные документы на хранение сторонним организациям. Но важно, чтобы эта деятельность была уставной для компании-подрядчика.
Итоговую запись в новой форме номенклатуры дел теперь нужно разделать на бумажные и электронные дела. А гибридные документы учитываются по отдельным томам.
Передавать документ в архив теперь нужно не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после исключения его из документооборота.
Также изменили правила организации бумажного и электронного архивов — рассмотрим их подробнее далее.
Как организовать бумажный архив
Компания может отдать документы на хранение сторонней организации — это новое право. Но это не обязательное требование, по желанию архив можно вести самостоятельно.
В этом случае нужно отвести для хранилища бумажных документов отдельное помещение. Оно должно вентилироваться и иметь систему противопожарной безопасности.
Назначьте ответственного сотрудника, который будет отвечать за хранение документов. И выпустите локальный нормативный акт, который будет регулировать деятельность архива.
Чтобы отправить документы в архив, нужно сгруппировать их как отдельные дела по тематическому, функциональному признаку, или по сроку хранения.
Основные правила к оформлению бумажных дел не поменялись — они не должны включать в себя более 250 листов и превышать 4 см в корешке. Одно дело прошивается в твёрдую обложку четырьмя проколами, а малоформатные дела допустимо прошить тремя.
Как организовать электронный архив
Для организации электронного архива доступны два способа — можно выбрать один, а можно совмещать.
На электронном носителе. В этом случае документы хранятся на флешке или жёстком диске. Каждые пять лет нужно проверять носитель, чтобы убедиться, что с документами все в порядке.
В системе хранения электронных документов. СХЭД — это специальное программное обеспечение, которое отвечает требованиям информационной безопасности. Компании, которые оказывают услуги по хранению архивных документов, могут предоставить доступ к системе.
Как уничтожать документы
Правила уточнили порядок уничтожения архивных бумаг и файлов.
Бумажные документы уничтожаются силами компаний, которые перерабатывают вторсырьё.
Но есть исключения — это документы: с персональными данными, с пометкой «для служебного пользования», с информацией для ограниченного пользования. Такие документы компания сама уничтожает с помощью шредера или другим способом — главное, чтобы восстановить целостность документа было невозможно.
Электронные документы уничтожаются программно-техническими средствами. Факт уничтожения нужно зафиксировать в акте и отразить в СХЭД детали, информацию об индексах и заголовках электронных дел.
Статья за 30 секунд
17 сентября 2023 года вступили в силу изменения в правила хранения архивных документов, которые утвердил приказ Росархива. Они касаются всех организаций — и государственных структур, и бизнеса.
Документы со сроком хранения от 10 лет включительно сдаются в архив обязательно, до 10 лет — по желанию уполномоченного сотрудника.
Новые правила уточнили часть разделов, а также дополнили их. Работодателям разрешили по договору передавать архивные документы на хранение сторонним организациям.
Передавать документ в архив теперь нужно не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после исключения его из документооборота.
Также правила уточнили порядок организации бумажного и электронного архивов документации, если бизнес решит вести их своими силами. Для бумажного потребуется отдельное помещение, а для электронного — носитель.