Как правильно заполнить книгу учета доходов и расходов

Если вы индивидуальный предприниматель или у вас ООО на УСН, тогда вы обязаны вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Расскажем, как ее заполнять, чтобы избежать ошибок и штрафов от налоговой.

Зачем нужна КУДиР

По закону КУДиР обязаны вести все индивидуальные предприниматели (ИП) или руководители ООО на упрощенной системе налогообложения (УСН), а также ИП на ОСНО, ЕСХН и патенте.

Книга учета заполняется по стандарту, предложенному Министерством финансов.

В книгу учета доходов и расходов записываются доходы и затраты компании, чтобы учитывать все финансовые операции и рассчитывать прибыль. Также книгу нужно предоставлять налоговой во время проверки.

Важно: КУДиР помогает соблюдать ограничения по доходу, предусмотренные упрощенной системой налогообложения (УСН). Чтобы сохранить низкую ставку по УСН, объем дохода не должен превышать 188,55 млн рублей в 2023 году.

Как заполнять Книгу учета

КУДиР можно оформить в бумажном или электронном виде. В ней учитываются все доходы и расходы бизнеса за налоговый период. После окончания периода нужно завести новую книгу учета.

1. В книге необходимо указывать и подтверждать каждую финансовую операцию: выписками из банка, договорами, счетами, актами и т.д.

2. Книгу нужно заполнять регулярно и в хронологическом порядке.

3. КУДиР хранится в течение пяти лет. Однако из-за права переноса убытков на будущее в течение 10 лет лучше хранить книгу 11 лет.

4. В конце года бумажную версию нужно пронумеровать, прошить, поставить подпись руководителя и печать, если она есть. Электронную печатать необязательно, но если налоговая вдруг решит запросить книгу, лучше сразу иметь готовый вариант под рукой.

Важно : На упрощенной системе с объектом «Доходы» предприниматели заполняют разделы I, IV и V; на УНС «Доходы минус расходы» — разделы I–III. Во втором случае также потребуется справка к I разделу: она делается на основе всей итоговой суммы доходов и расходов.

Как взаимодействовать с налоговой

После окончания налогового периода КУДиР нужно заверять в Федеральной налоговой службе (ФНС): там вы получите подпись и печать. Это правило касается налогоплательщиков по системе ЕСХН и ОСНО. А вот в отношении ИП (или ООО) на УСН и патенте такое требование не действует — им можно не заверять книгу в налоговой.

ФНС не проверяет КУДиР у всех налогоплательщиков подряд, однако при желании может ее запросить. Тогда нужно предоставить книгу в распечатанном виде в течение 10 дней. Налоговая делает это в некоторых случаях:

• ИП или ООО на УСН приблизились к лимиту доходов, и им нужно доказать свое право на УСН.

• Расходы целевого финансирования ничем не подтверждены.

• Расходы слишком высокие, а компания платит минимальный налог — 1% от дохода.

• Суммы по расчетному счету больше сумм в декларации.

• Проводится выездная налоговая проверка.

• Во время налоговый каникул ФНС проверяют, соблюдает ли компания ограничения, которые налагает применение нулевой налоговой ставки.

Грубое нарушение в течение одного налогового периода может повлечь штраф в 10 000 рублей, несколько нарушений — 30 000 рублей. Если из-за ошибок или намеренно компания недоплатила налог, ее ждет самый суровый штраф: 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Какие ошибки чаще допускают при заполнении

Ошибки в КУДиР нередко связаны с проблемами в оформлении: не пронумеровали страницы, поставили некорректные даты, не дописали к сумме копейки. Многие ошибки происходят из-за неверного отражения операций:

• Финансовая операция не подтверждена документами.

• В учете забыли убрать операцию, которую отменили фактически — например, человек вернул аванс, потому что не стал делать работу, а это не зафиксировали.

• Случайно удвоили операцию. Например, бухгалтер дважды отразил в КУДиР платеж по кассовому отчету и по выписке банка.

• Не внесли списание кредиторской задолженности в доходы: в этом случае снизится налоговая база по УСН.

• Не включили НДС в расходы, хотя этот налог следует вписывать отдельной строкой либо включать в сумму расходов.

• Внесли доходы и расходы, которые не надо учитывать: прибыль от сторонней деятельности или возврат переплат по налогам.

Важно: Если ошибка обнаружена в печатной книге, нужно внести исправления, указать дату правок и подписать «Исправленному верить». После этого необходимо проставить подпись и печать.

##telegramm_banner##

Коротко о главном:

1. Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) должны вести все без исключения индивидуальные предприниматели или ООО на УСН. В нее записываются траты и прибыль бизнеса.

2. КУДиР можно оформить в бумажном или электронном виде. Туда обязательно вносить все финансовые операции в хронологическом порядке. В конце налогового периода нужно завести новую книгу, а старую следует хранить не менее 5 лет.

3. Многие ошибки в КУДиР связаны с проблемами в оформлении или с неверным отражением операций. Поэтому важно следить, чтобы все финансовые операции подтверждались документами, убирать отмененные операции и не дублировать их.

4. Налогоплательщики по системе ЕСХН и ОСНО должны заверять книгу в ФНС. Однако налоговая может запросить КУДиР у любых налогоплательщиков: нужно предоставить ее в распечатанном виде в течение 10 дней. Максимальный штраф за недочеты в КУДиР — 40 000 рублей.