Новый формат счета-фактуры и УПД: что изменилось и как подготовиться

Приказом ФНС РФ № ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 года начал действовать новый формат универсального передаточного документа (УПД) и счёта-фактуры.

Главное изменение — в счёте фактуре появился новый реквизит, который позволяет указывать стоимость прослеживаемого товара. Но есть и другие изменения.

Рассказываем, на что обратить внимание и как подготовиться к переходу на новый формат.

Какой реквизит появился в счете-фактуре

До изменений в счетах-фактурах заполняли следующие графы:

• 11 — регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;

• 12 и 12а — количественную единицу измерения товара, которые использовали для прослеживания товара;

• 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости. Указывать его нужно в единицах измерения, которые утверждены для целей прослеживаемости.

Теперь в счетах-фактурах нужно указывать стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, в рублях и без НДС. Указывать эти данные нужно в графе 14 счёта-фактуры. Так сказано в ФЗ от 31.07.2023 № 389-ФЗ в пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ.

Причём до 1 апреля 2025 года установлен переходный период, когда можно применять новый и старый форматы заполнения счетов-фактур одновременно. После 1 апреля 2025 года применять можно будет только новый формат.

Счета-фактуры и УПД нужно оформлять в электронном виде и передавать через операторов электронного документооборота (ЭДО). Исключения есть в трёх ситуациях:

• при реализации товаров физлицам для личных нужд;

• при передаче товаров на экспорт или реэкспорт;

• при продаже и перемещении товаров из РФ в страны ЕАЭС.

В этих случаях счета-фактуры можно оформить на бумаге.

А список отслеживаемых товаров можно узнать в Постановлении Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108.

Кроме новшеств с отслеживаемыми товарами, есть и другие изменения:

• Изменена структура формирования и заполнения адресов в соответствии с ФИАС (государственным адресным реестром).

• Расширен блок сведений о товарах в табличной части документа. Теперь можно одновременно указывать данные о маркированных и прослеживаемых товарах.

• Доработан блок с информацией о подписанте и его полномочиях.

• Добавлена возможность указать сведения о машиночитаемой доверенности (МЧД) и способе ее передачи.

Также появятся новые коды для обозначения вида продукции.

##telegramm_banner##

Что делать, если реквизитов прослеживаемости нет

В таком случае графы 12–14 в бумажном счете-фактуре или УПД можно не заполнять. А в электронном документе эти графы с реквизитами прослеживаемости могут вовсе отсутствовать.

Так сказано в письмах ФНС от 23.08.2021 № 3-1-11/0115, от 17.08.2021 № СД-4-3/11571, от 01.06.2021 № ЕА-4-15/7550@, от 15.10.2021 № СД-4-3/14647@.

Если в реквизитах прослеживаемости будут ошибки, это не повлияет на право получения налоговых вычетов по НДС. Но из-за ошибок ФНС может потребовать разъяснений, так как она следит за прослеживаемостью товаров.

Исправить ошибки в реквизитах прослеживаемости можно. Для этого нужно выставить новый исправленный счёт-фактуру.

Что будет, если не соблюдать закон

Сейчас ответственность за нарушения при работе с прослеживаемыми товарами законодательством не установлена.

Но ФНС уже разработала законопроект о внесении изменений в КоАП РФ. Штрафы будут зависеть о того, что именно нарушила компания:

• За неотражение реквизитов прослеживаемости в счёте-фактуре или УПД, а также за непредставление этих документов в налоговую инспекцию: для ИП — от 1 000 до 30 000 руб., для организаций — от 1 000 до 100 000 руб.

• За ошибки при формировании счёта-фактуры или УПД на прослеживаемые товары: для ИП — от 200 до 30 000 руб., для организаций — от 200 до 100 000 руб.

По предварительной информации, поправки вступят в силу с 1 января 2026 года.

Что в итоге

• С 9 февраля 2024 года начал действовать новый формат счёта-фактуры и УПД. Он позволяет указывать стоимость прослеживаемых товаров.

• До 1 апреля 2025 года установлен переходный период, когда можно применять новый и старый форматы одновременно. После 1 апреля 2025 года применять можно будет только новый формат.

• При продаже прослеживаемых товаров документы нужно оформлять только электронно через ЭДО.

• Штрафы за ошибки в прослеживаемости пока не введены, но планы уже есть. За неотражение реквизитов прослеживаемости в счёте-фактуре или УПД, а также за непредставление этих документов в налоговую инспекцию: для ИП — от 1 000 до 30 000 руб., для организаций — от 1 000 до 100 000 руб. За ошибки при формировании счета-фактуры или УПД на прослеживаемые товары: для ИП — от 200 до 30 000 руб., для организаций — от 200 до 100 000 руб.