Счёт-фактура — это такой документ, с которым компания-продавец или ИП может зачесть НДС или вернуть его из бюджета. Если не оформить счёт-фактуру, не получится уменьшить сумму НДС к оплате — а ещё можно получить штраф за непредоставление важных налоговых документов.
В статье разбираемся, когда нужно оформлять счёт-фактуру, кому этого можно не делать и как заполнить документ правильно.
Кому и когда нужно оформлять счёт-фактуру
По закону оформлять счёт-фактуру должны все, кто уплачивает НДС по облагаемым операциям. Но бывают случаи, когда счёт-фактуру должны предоставить и те, кто не платит НДС. Чтобы было проще разобраться, приведём полный список ситуаций, когда нужно оформлять счёт-фактуру:
операция проводится на территории России и облагается НДС;
налогоплательщик — налоговый агент;
вносится аванс за предстоящие поставки товара;
предприниматель проводит посредническую операцию от своего имени;
организация экспортирует товары;
организация освобождена от уплаты НДС, но является участником проекта по осуществлению исследовательской и научно-технологической деятельности. В этом случае в документе будет пометка «без НДС».
Если операция не облагается НДС, счёт-фактуру выставлять не нужно. Например, счёт-фактуру не выставляют на УСН и ПСН.
Что будет, если не оформить счёт-фактуру
Статья 120 Налогового кодекса РФ сообщает, что будет штраф:
Нет счёта-фактуры в течение 1 квартала | Штраф 10 тыс.руб. |
Нет счёта-фактуры дольше 1 квартала | Штраф 30 тыс.руб |
Из-за невыставления счёта-фактуры налоговая база по НДС оказалась занижена | 20% от суммы, которую задолжали по налогу, но не меньше 40 тыс.руб. |
За какой срок продавцу нужно выставить счёт-фактуру
В течение 5 календарных дней после того, как весь товар передан продавцу (или все услуги оказаны). Такой срок работает и для бумажных документов, и для электронных.
Ещё бывают авансовые счета-фактуры — это когда покупатель платит предоплату. В этом случае 5 дней отсчитываются с момента, когда исполнитель получает оплату.
В каком формате выставлять счёт-фактуру
В любом — бумажном или электронном в формате xml (принимается только такой). Электронный вариант счёта-фактуры приравнивается к бумажному, если продавец передал его через оператора ЭДО и подписал КЭП.
Важно. Оператор ЭДО должен быть подтверждён в ФНС. Посмотреть перечень можно на сайте налоговой службы.
Обычно налогоплательщик сам выбирает формат счёта-фактуры, но есть исключение: товары, которые подлежат прослеживаемости. Например, это холодильники, мониторы и телевизоры, детские коляски и автопогрузчики (полный перечень лежит тут). Для операций с такими товарами подойдёт только электронный формат счёта-фактуры.
Как заполнить реквизиты счета-фактуры
Форма для счёта-фактуры и правила заполнения утверждены Постановлением правительства РФ. Скачать актуальную форму можно тут.
У формы есть две части: реквизиты и табличная часть. В целом правила заполнения уже прописаны в форме, но есть некоторые нюансы — поэтому на всякий случай мы разберём все поля:
Номер графы | Что указывать |
Строка 1 | Порядковый номер счёта-фактуры; дата составления документа |
Строка 1а | Порядковый номер исправлений, которые вносятся в документ; дата исправления. Если оформляете первичный счёт-фактуру, эту строку заполнять не нужно. |
Строка 2, 2а, 2б | Название компании-продавца или ФИО ИП; адрес; ИНН и КПП |
Строки 3 и 4 | Юрлицо/физлицо, которое отправило и приняло груз; их адреса. Если это счёт-фактура на оказание услуг или на аванс — поле пропускается. |
Строка 5 | Номер и дата платёжного поручения |
Строка 5а | Номер и дата документа об отгрузке товаров/выполнении работ/передаче имущественных прав. Номер должен соответствовать порядковому номеру, указанному в графе 1 этого же счёта-фактуры |
Строка 6, 6а, 6б | Название компании-покупателя или ФИО ИП; адрес; ИНН и КПП |
Строка 7 | Валюта и цифровой код (полный перечень всех валют есть в Классификаторе). Например, если рассчитываетесь в рублях, будет: Российский рубль, 643 |
Строка 8 | Идентификатор государственного контракта. Заполняется, если для сделки использовали деньги из федерального бюджета, бюджетных инвестиций и взносов в уставный капитал |
Во вторую часть формы нужно внести все данные о товаре или оказанных услугах:
Номер столбца | Что указывать |
Столбец 1 | Порядковый номер записи товаров/работ/услуг/имущественного права |
Столбец 1а | Название товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права Заполняется и при отгрузке, и при внесении аванса |
Столбец 1б | Код товара ТН ВЭД ЕАЭС. Заполняется, только если это продажа товара в страны ЕАЭС |
Столбец 2, 2а | Код и условное обозначение по Общероссийскому классификатору единиц измерения. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать |
Столбец 3 и 4 | Заполняются, если есть единицы измерения. Если товар продавался по ценам, утверждённым государством, указывается цена с учётом НДС. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать |
Столбец 5 | Общая стоимость без НДС. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать |
Столбец 6 | Если это счёт-фактура на подакцизные товары — указывается сумма акциза. В ином случае пишем просто: без акциза. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать |
Столбец 7 | Налоговая ставка. Если товар или услуга не облагаются налогом, пишем: без НДС |
Столбец 8 | Сумма налога или «без НДС» |
Столбец 9 | Общая стоимость товаров/работ/услуг/имущественных прав с налогом |
Столбец 10 и 10а | Страна происхождения — заполняется, если это не Россия. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать |
Столбец 11 | Регистрационный номер декларации или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости. Заполняется, если есть. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать |
Столбец 12 и 12а | Единица измерения товара по Общероссийскому классификатору единиц измерения. Заполняется, если есть |
Столбец 13 | Количество прослеживаемого товара. Заполняется, если есть |
Кто подписывает счет-фактуру
По закону счёт-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер. А ещё это может делать доверенное лицо.
Главное про счёт-фактуру
Счёт-фактура помогает юрлицу или ИП зачесть НДС или вернуть его из бюджета. Без счёта-фактуры не получится уменьшить сумму НДС к оплате, а ещё можно получить штраф.
По закону счёт-фактуру оформляют все, кто уплачивает НДС по облагаемым операциям, но есть исключения.
Счёт-фактуру выставляет продавец. Он должен сделать это в течение 5 календарных дней после того, как весь товар передан продавцу (или все услуги оказаны). Если это авансовый счёт-фактура — действует то же правило 5 дней, но отсчёт начинается после получения оплаты.
Счёт-фактуру можно выставить в бумажном или электронном виде. Электронный документ нужно подписать КЭП.
Счёт-фактуру подписывает руководитель, главный бухгалтер или доверенное лицо.
Скачать форму для счёта-фактуры и разъяснения можно здесь.