Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регулируют отношения внутри организации. Они принимаются работодателем в соответствии с законодательством и распространяются на всех работников компании.
В статье разобрались, что считается локальным нормативным актом, какие акты обязательно должны быть в компании и что будет, если их не вести.
Что считается локальным нормативным актом
В ст. 8 ТК РФ сказано, что локальным нормативным актом признается документ, который содержит нормы трудового права. Исключение — если работодатель физическое лицо.
Определить, является ли документ ЛНА, можно по нескольким признакам:
-
был принят работодателем, а не по соглашению сторон (ст. 8 ТК РФ);
-
включает нормы трудового права в отношении работников данного работодателя (ст. 8, 13 ТК РФ);
-
распространяется на неограниченное число сотрудников и не персонализирован (ст. 13 ТК РФ);
-
рассчитан на неоднократное применение (ст. 12 ТК РФ).
Пример ЛНА — инструкция по охране труда. Работодатель самостоятельно утверждает её. Инструкция определяет конкретные меры безопасности, которые должны соблюдаться работниками при выполнении своих обязанностей. Инструкция разрабатывается на должность или вид работы, а не на конкретного специалиста. Это позволяет применять её к любому работнику, занимающему соответствующую должность.
При этом она рассчитана на неоднократное применение до замены её новой версией или исключения из ЛНА.
Какие локальные нормативные акты должны быть в компании
Условно ЛНА можно разделить на обязательные и необязательные.
Обязательные ЛНА — документы, наличие которых предусмотрено законодательством РФ. Такими документами считаются:
-
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
-
порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
-
правила и инструкции по охране труда (ст. 214 ТК РФ) и др.
На самом деле обязательных ЛНА больше, но чтобы не растягивать статью, мы перечислили их в таблице.
Необязательные ЛНА — это документы, которые могут быть разработаны и приняты по инициативе работодателя или в соответствии с особенностями деятельности компании. Такими документами считаются:
-
кодекс деловой этики;
-
положение об адаптации новых сотрудников;
-
правила дресс-кода;
-
положения о проведении корпоративных мероприятий и др.
Также можно выделить условно-обязательные ЛНА, которые разрабатываются на случай, если в будущем компания внедрит какие-то процессы и их нужно будет регулировать ЛНА по требованиям законодательства. Например, положение об электронном кадровом документообороте (ст. 22.2 ТК РФ).
Что будет, если не вести локальные нормативные акты
Дадут штраф. Так сказано в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа может отличаться:
-
ответственным должностным лицам — от 1 000 до 5 000 руб.;
-
ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
-
Организациям — от 30 000 до 50 000 руб.
Если в компании не будет инструкций по охране труда, дадут штраф до 80 тыс.
Как разработать и согласовать локальный нормативный акт
Конкретных требований к разработке и оформлению ЛНА нет. За пример можно взять инструкцию по делопроизводству для госпредприятий (Приказ Росархива от 11.04.2018 №44).
Сам процесс разработки и внедрения ЛНА можно разбить на несколько этапов:
Назначить специалиста. Выбирать сотрудника нужно с учётом его компетенций. Например, положение о коммерческой тайне может быть разработано юридическим отделом или службой безопасности. А правила и инструкции по охране труда — специалистами по охране труда или инженерами по безопасности.
Подготовить ЛНА. В документе нужно отразить следующую информацию:
-
реквизиты работодателя — если это ИП, указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, прописывается его наименование;
-
название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты;
-
дата и место оформления ЛНА;
-
номенклатурный регистрационный номер;
-
дата вступления в силу;
-
трудовые нормы, которые вводятся актом;
-
место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласовать документ. Сделать это нужно с профсоюзами, представителями сотрудников или самими работниками.
Утвердить ЛНА. Для этого нужно поставить подпись и печать руководителя.
Ознакомить с ЛНА сотрудников и передать на хранение. Когда сотрудники подпишут отдельный документ об ознакомлении, на ЛНА нужно поставить номер дела, дату передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.
Ознакомить персонал с ЛНА можно несколькими способами:
-
оформить отдельный журнал ознакомления;
-
составить лист ознакомления к каждому ЛНА;
-
сделать приложение к договору при устройстве на работу и включить туда перечень ЛНА.
О самом главном
-
Локальные нормативные акты (ЛНА) регулируют отношения внутри организации и принимаются работодателем в соответствии с законодательством.
-
ЛНА содержат нормы трудового права и могут быть обязательными или необязательными. Обязательные ЛНА включают правила внутреннего трудового распорядка, порядок обработки персональных данных и правила и инструкции по охране труда. Необязательные ЛНА могут быть разработаны по инициативе работодателя или в соответствии с особенностями деятельности компании.
-
Если не вести ЛНА, можно нарваться на штрафы до 80 000 рублей.
-
ЛНА должны быть согласованы с профсоюзами, представителями сотрудников или самими работниками и утверждены руководителем.
-
Ознакомить сотрудников с ЛНА можно через журнал ознакомления, лист ознакомления или приложение к договору при устройстве на работу.
