Машиночитаемые доверенности в ЭДО: что изменилось с 1 сентября 2023 года

С начала сентября 2023 года изменился порядок работы с электронными документами. Теперь все сотрудники, которые подписывают электронные документы от имени компании, должны получить специальную машиночитаемую доверенность. Рассказываем, что это за документ, как его выдать и кто ещё может воспользоваться отсрочкой.

А если нет времени читать всю статью, то переходите в пункт «Главное за 30 секунд», пересказали там основные мысли.

Что такое МЧД и кому она нужна

В России в последние годы активно развивается электронный документооборот (ЭДО). Чтобы упорядочить и регламентировать этот процесс, придумали новый тип документа — машиночитаемую доверенность (МЧД).

По сути, МЧД — это электронная форма бумажной доверенности, которую подписывает квалифицированной электронной подписью руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Но чтобы документ корректно распознавался всеми системами, МЧД выпускают в форме xml-файла. Этот файл сотрудник прикладывает к документам, когда подписывает их в электронной форме.

Машиночитаемая доверенность нужна всем работникам, которые подписывают документы от лица компании. Генеральным директорам и индивидуальным предпринимателям МЧД не требуется.

Что изменилось с 1 сентября 2023 года

Раньше работники получали электронную подпись сотрудника с данными компании и подписывали документы ей. Теперь принцип изменился — работники оформляют электронные подписи как физлица и дополнительно получают машиночитаемую доверенность. С 1 сентября 2023 года этот порядок стал обязательным — таково требование федерального закона №536 ФЗ от 19 декабря 2022 года.

Но ФЗ № 457-ФЗ от 8 августа 2023 года продлил переходный период. Он действует до 1 сентября 2024 года, но только для сотрудников, у которых уже есть электронная подпись с данными компании — получить такую с начала сентября больше нельзя.

Как оформить машиночитаемую доверенность

Перед тем как выдать сотруднику доверенность, с которой он сможет оформлять документы от имени организации, нужно пройти несколько шагов:

1. Получить квалифицированную электронную подпись руководителя. Она нужна, чтобы подписать МЧД на работника

2. Получить квалифицированную электронную подпись сотрудника. КЭП физлица должен оформить каждый работник, который планирует подписывать документы.

Подробнее о том, как получить электронную подпись, мы рассказывали в этой статье.

Следующий шаг — выдать машиночитаемую доверенность. Сделать это можно несколькими способами:

Через Госуслуги. В личном кабинете организации или ИП на Госуслугах нужно открыть раздел «Доверенности и доступы», нажать на кнопку «Делегирование полномочий» и создать новую доверенность.

Для этого потребуется ввести в полях информацию о компании — ИНН, ОГРН, адрес, данные руководителя, и о сотруднике. Инструкция есть на сайте Госуслуг.

В стороннем сервисе. В некоторых крупных системах электронного документооборота предусмотрена возможность выдать МЧД. Например, в Контур.Доверенность, 1С:Бухгалтерия 8, Сбис.

В своей системе. Если электронный документооборот в компании происходит внутри собственной системы, в ней тоже можно настроить процесс выдачи МЧД. Подходящие форматы доверенностей для загрузки в систему можно скачать с сайта Госуслуг.

Доверенность разрешено выдать на любой нужный срок, требований к периоду нет. Если МЧД перестанет быть актуальной, например, при увольнении сотрудника, её можно отозвать.

Какие есть типы МЧД

Выше мы рассказали, как выдать сотруднику машиночитаемую доверенность для оформления документов от имени компании. Но отдельные ведомства и структуры создали собственные формы МЧД — в этих случаях выдавать нужно именно их. Рассмотрим основные:

Налоговая служба России. Чтобы отправлять отчётность в ФНС, создайте специальную МЧД в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме».

Социальный фонд России. У СФР свои требования к МЧД, ознакомиться с ними можно на сайте организации.

Планируется, что собственные правила к МЧД разработают Росстат, Федеральная таможенная служба. Пока их нет, можно использовать форматы, которые утвердило Минцифры РФ, шаблоны доступны по ссылке.

##telegramm_banner##

Статья за 30 секунд

• С 1 сентября 2023 года все сотрудники, которые подписывают документы от лица компании, должны получить машиночитаемую доверенность. Она заменяет собой электронную подпись работника — теперь сотрудники оформляют ЭП физлица, а их полномочия подписывать документы подтверждает МЧД. Генеральным директорам и индивидуальным предпринимателям МЧД не требуется.

• Отсрочить переход до 1 сентября 2024 года могут только те работники, у которых уже есть действующая КЭП сотрудника — больше их не выдают.

• Оформить МЧД можно через Госуслуги, в коммерческих системах ЭДО или через собственную систему документооборота, если она есть в компании. Но везде понадобятся квалифицированные электронные подписи руководителя и сотрудника.

• Для некоторых ведомств нужны отдельные формы МЧД, например, ФНС или СФР. Для остальных подойдет можно использовать форматы, которые утвердило Минцифры РФ.